Om du ønsker å slette din brukerkonto og tilhørende data i Svipper-appen, kan du kontakte oss her.
1 Innledning
Troms fylkeskommune har ansvaret for å planlegge, organisere, kjøpe og markedsføre offentlige mobilitets- og kollektivtjenester i Troms fylke. Troms fylkeskommune leverer disse tjenestene gjennom merkevaren Svipper. Det er avdeling for mobilitet i Troms fylkeskommune som har ansvaret for drift av alle produkter og tjenester knyttet opp mot det fylkeskommunale mobilitetstilbudet. Gjennom merkevaren Svipper leverer Troms fylkeskommune også ulike publikumstjenester for reiseinformasjon og billettkjøp, som Svipper-appen og nettstedet svipper.no. I tillegg til disse digitale tjenestene er det mulig for publikum å kjøpe billetter gjennom en ombordssalgsløsning på de ulike fremkomstmidlene.
2 Om erklæringen
Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Troms fylkeskommune samler inn og håndterer personopplysninger om deg som kunde og bruker av kollektiv- og mobilitetstilbudet i billettløsningen. Med personopplysninger menes alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Typiske personopplysninger er navn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsnummer. IP-adresser er også definert som personopplysning.
Erklæringen følger reglene i Personopplysningsloven og Personvernforordningen GDPR, samt bransjenormen for behandling av personopplysninger i forbindelse med e-billettering (heretter «bransjenormen»).
Erklæringen inneholder informasjon du som kunde har krav på etter Personvernforordningen artiklene 12-14, og generell informasjon om hvordan Troms fylkeskommune behandler dine personopplysninger.
I tillegg finner du blant annet opplysninger om hvordan du får innsyn i personopplysninger som Troms fylkeskommune har om deg, og hvordan du går frem dersom du vil at vi skal rette eller slette opplysningene.
Personvernerklæringen med vilkår vil bli oppdatert fra tid til annen, blant annet som følge av at tjenestene utvides eller endres. Hvis noen av tjenestene endres, slik at en videre behandling av dine personopplysninger krever et samtykke fra deg, vil du bli varslet om dette.
3 Behandling av personopplysninger for følgende spesifikke tjenester
3.1 App og nettbutikk
Når du oppretter en brukerprofil i app eller nettbutikk vil dine opplysninger bli lagret i en brukerprofil som bare du og vår Svipper Kundeservice har tilgang til. Disse opplysningene kan du endre selv eller få hjelp av Svipper Kundeservice til å endre. I din kundeprofil vil du kunne finne alle dine billetter og alle dine billettkjøp minst ett år etter at de utløper, så lenge du ikke sletter kundeprofilen din.
Hvis du velger å slette kundeprofilen din, vil det registreres en forespørsel om sletting av din profil. Denne vil da bli slettet så lenge det ikke foreligger noen aktiviteter som det må tas hensyn til i din brukerprofil, som for eksempel gyldige billettprodukter. Hvis din profil først er slettet kan vi ikke gjenskape din profil, og det er ikke mulig å hente ut kjøpshistorikk i etterkant.
4 Generelt om behandling av personopplysninger i Troms fylkeskommune
4.1 Behandlingsansvarlig
Troms fylkeskommune, ved fylkeskommunedirektøren, har det overordnede ansvaret for behandling av dine personopplysninger, og er såkalt Behandlingsansvarlig i henhold til Personopplysningsloven. Som Behandlingsansvarlig vil Troms fylkeskommune påse at dine personopplysninger til enhver tid behandles i tråd med Personopplysningsloven og øvrig gjeldende regelverk.
4.2 I billettløsningen behandles følgende generelle opplysninger om deg
Salgsdokumentasjon: All salgsdokumentasjon oppbevares i henhold til Bokføringsloven. Reiseopplysningene som ligger i ditt billettkjøp hentes kun frem som en personopplysning når det er initiert av den registrerte, eksempelvis ved reklamasjon eller andre henvendelser som gjør det nødvendig å se nærmere på alle detaljer knyttet til et bestemt kjøp.
Informasjon om betalingsmiddel: For å kunne betale med bankkort er det et grensesnitt mot betalingstjenesten som gjør at du kan registrere et betalingskort i løsningen uten at de fulle bankkortdetaljene vil lagres i appen. Selv om du velger å lagre ett eller flere betalingskort i din profil, er det kun betalingstjenesten som har dine fulle bankkortdetaljer. I tilknytning til appen lagres kun de seks første og fire siste sifre på kortnummeret, samt utløpstidspunkt. Dette er en forutsetning for at du skal kunne gjenkjenne ditt innlagte kort, for å kunne generere de nødvendige detaljer som bør foreligge på en kvittering, samt å effektivt kunne håndheve din eventuelle rett til refusjon.
Teknisk informasjon: Når du benytter billettløsningen blir din IP-adresse, tidspunkt for forespørselen, info om nettleser eller mobiltelefon, samt versjonsnummer og mobilplattform for app, inkludert valg av språk, loggført i en applikasjonslogg. Disse opplysningene kreves for at løsningen skal kunne fungere på gitt plattform/mobiltelefon og loggføres for å sikre at tjenesten fungerer slik den skal. Dette gir oss også informasjon som er nødvendig for å løse problemet dersom det skulle oppstå en feil. Det benyttes ingen form for analyseverktøy som kartlegger og loggfører handlingsmønster til identifiserbare brukere. Eneste relaterte funksjonalitet er krasjrapportering via «Bugsnag» som gir fullstendig anonymiserte krasjrapporter og er et hjelpemiddel for å sikre hurtig feilretting dersom appen krasjer.
Reiseinformasjon: Ved å akseptere at appen får tilgang til telefonens GPS, benyttes posisjonsdata kun lokalt på telefonen. Det loggføres ingen posisjonsdata i billettløsningen som videreføres til baksystemene våre. Den eneste reiseinformasjonen som behandles er informasjon om valgt avreisested/-sone og stoppested/-sone som er nødvendig for å dokumentere kjøp, samt regne ut korrekt pris. Vi benytter også posisjonsdata for å kunne tilby forslag til den beste reiseruten for din reise. Reiseinformasjonen som er knyttet til ditt kjøp oppbevares og anonymiseres sammen med øvrig data i salgsdokumentasjonen.
4.3 Kilder til personopplysninger
Alle personopplysninger som behandles i tilknytning til billettløsningen er lagt inn eller generert av deg selv. Det er ingen innhenting av informasjon fra eksterne registre eller tjenester. Den øvrige personinformasjonen, som du selv har oppgitt, kan du alltids rette, eller slette, via innstillinger i løsningen.
4.4 Tilgang til personopplysninger
Personopplysninger som behandles vil kun være tilgjengelig for autorisert personell med tjenstlig behov hos Troms fylkeskommune og våre underleverandører, herunder billettkontrollørselskap, betalingsformidlere og operatørselskap.
I enkelte tilfeller kan Troms fylkeskommune utlevere personopplysninger til politiet eller til andre offentlige myndigheter. Dette forutsetter imidlertid at det foreligger særskilt lovhjemmel eller pålegg fra domstolene. I tillegg vil Troms fylkeskommune utlevere personopplysninger til Transportklagenemda hvis avslag på en klage på reisegaranti eller gebyr blir anket av kunden etter at Troms fylkeskommune har behandlet klagen.
Ingen opplysninger utleveres til eksterne tredjeparter, hverken i Norge eller i utlandet, som ikke er nevnt i denne personvernerklæring.
4.5 Formålet med behandlingene
Troms fylkeskommunes overordnede formål med å behandle ulike personopplysninger i forbindelse med bruk av billettløsningen, er å kunne tilby gode og effektive reiseprodukter til våre kunder i forbindelse med leveranse av mobilitetstjenester. I tillegg ønsker Troms fylkeskommune å skape de rette forutsetningene for effektiv kundeoppfølging, samt sikre at kontrollører kan verifisere gyldig billett.
Det er frivillig for deg å benytte billettløsningen. Dersom du velger å ikke benytte deg av løsningen, kan du velge å kjøpe billett via alternative kjøpskanaler, slik som nettbutikk, utsalgssteder, kontaktsenter, Entur, om bord i fremkomstmiddelet, SMS-billett, eller ved utsalgssteder eller kombinerte billettautomater i Troms.
Opplysninger som brukes til statistikk, er i avidentifisert form og kan dermed ikke knyttes til din person. Videre benyttes statistikk til å forbedre og videreutvikle tjenestetilbudet til alle våre kunder. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som reiser mellom hvilke soner, antall kjøp per billettkategori og hvor mange som kjøper billetter via hvilken mobilplattform (Android eller iOS). Troms fylkeskommune samler informasjon fra billettkjøpene som er gjort via billettløsningen.
4.6 Behandlingsgrunnlag
Vi i Troms fylkeskommune baserer vår behandling av personopplysninger på at det foreligger en avtale mellom oss og deg, når du har registrert en profil i billettløsningen. Så lenge du opprettholder en kundeprofil vil Troms fylkeskommune ta vare på disse opplysningene, slik at du når som helst kan kjøpe et nytt reiseprodukt. Avtalegrunnlaget er forankret i Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, som tillater behandling når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse.
Behandling for statistiske formål er forankret i Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e og Personopplysningsloven § 8, fordi den er nødvendig for statistiske formål i allmennhetens interesse.
4.7 Informasjonssikkerhet og forsvarlig lagring av personopplysningene
Troms fylkeskommune følger kravene til informasjonssikkerhet i Personopplysningsforskriften kapittel 2 og bransjenormens bestemmelser.
Troms fylkeskommune kan anvende reiseopplysninger sammen med kundeopplysninger dersom dette er initiert av deg selv. Dette kan gjelde ved en reklamasjon på reisegaranti, klage på gebyr eller en annen henvendelse fra din side.
Troms fylkeskommune vil ikke anvende reiseopplysninger sammen med kundeopplysninger for å produsere statistikk, ved avregning mot samarbeidende selskap, og normalt heller ikke ved feilsøking.
4.8 Fremgangsmåte ved begjæring om innsyn, retting eller sletting
Dersom du vil slette ditt kundeforhold med tilhørende opplysninger kan også dette gjøres ved å henvende deg til vårt kontaktsenter.
Svipper Kundeservice har telefonnummer: +47 777 88 777 .
Du har rett til innsyn i personopplysninger som er lagret om deg, og kan kreve retting av feilaktige eller ufullstendige opplysninger om deg selv. Du kan også be om at unødvendige opplysninger om deg selv blir slettet.
Dersom du ønsker innsyn i, eller retting/sletting av personopplysninger, må dette gjøres skriftlig via kontaktskjema på svipper.no eller per epost til postmottak@tromsfylke.no.
Ved bruk av post kan henvendelsen rettes til:
Troms fylkeskommune
Postboks 6600
9296 Tromsø
Svipper Kundeservice kan også hjelpe deg med å komme i kontakt med Troms fylkeskommune sitt personvernombud dersom du skulle ha konkrete spørsmål knyttet til Troms fylkeskommunes behandling av dine personopplysninger, og du ikke finner svar på disse i denne personvernerklæringen.
Troms fylkeskommune vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg, og ikke noen som gir seg ut for å være deg.
4.9 Øvrige rettigheter
Du har rett til å protestere mot behandlingen av personopplysninger. Du har til enhver tid, av grunner knyttet til din særlige situasjon, rett til å protestere mot behandling av personopplysninger om deg. Behandlingen må ha grunnlag i Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e) eller f), herunder profilering med grunnlag i nevnte bestemmelser. Troms fylkeskommune skal ikke lenger behandle personopplysningene, med mindre vi kan påvise at det foreligger tvingende berettigede grunner for behandlingen som går foran dine interesser, rettigheter og friheter, eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.
Du har også rett til dataportabilitet, retten til å ta med deg dine personopplysninger fra en virksomhet til en annen, etter Personvernforordningen artikkel 20. Du skal i utgangspunktet ha rett til å motta personopplysninger om deg selv som du har gitt til Troms fylkeskommune, i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format og du skal ha rett til å overføre nevnte opplysninger til en annen behandlingsansvarlig uten at den behandlingsansvarlige som personopplysningene er gitt til, hindrer dette. Dette forutsetter at behandlingen er basert på samtykke i henhold til Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, artikkel 9 nr. 2 bokstav a eller en avtale i henhold til artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Behandlingen utføres automatisk.
For å utøve dine rettigheter, følges samme fremgangsmåte som er beskrevet over i punkt 4.7.
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, ber vi om at du tar kontakt. Du kan også klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider datatilsynet.no.
4.10 Bruk av databehandlere
Troms fylkeskommune vil kunne dele dine personopplysninger med såkalte «databehandlere». Som databehandler regnes underleverandører som behandler personopplysninger på vegne av Troms fylkeskommune, jf. personopplysningsloven § 2. Dette gjelder leverandører av billettsystem, og andre systemer hvor det er naturlig for deg som kunde å legge inn personopplysninger. Enten i form av en egen brukerprofil i forbindelse med reiser, eller ved en klage på reisegaranti eller gebyr, hvor Troms fylkeskommune må gjennomføre en saksbehandling på din henvendelse.
Databehandlere kan ikke bruke personopplysningene for noe annet formål enn å yte den tjenesten som er avtalt med Troms fylkeskommune i en databehandleravtale. Troms fylkeskommune tar særlige forholdsregler for å forsikre oss om at våre databehandlere opptrer i samsvar med inngått databehandleravtale, denne personvernerklæringen og norsk personvernlovgivning for øvrig.
Troms fylkeskommune benytter seg kun av databehandlere som er lokalisert i Norge, EU/EØS-land eller land som har tilfredsstillende personvernlovgivning.
5 Automatisk registrering av kundeinformasjon ved besøk på vår nettside
Som mange andre nettsteder benytter Troms fylkeskommune informasjonskapsler («cookies») og liknende teknologier på våre nettsider. Visse typer informasjon om deg som kunde, blir som følge av dette registrert og lagret automatisk når du besøker vår hjemmeside. Disse dataene blir brukt til å registrere og analysere «trafikkmønsteret» på våre nettsider. Informasjonen brukes til å identifisere hvordan besøkende navigerer på sidene, hvor lenge de bruker en side, hvilke tjenester de benytter og hvor de kommer fra.
Typiske opplysninger som registreres, er hvilken nettleser og hvilket operativsystem du benytter, samt hvilket domene eller IP-adresse du er tilknyttet. Disse opplysningene brukes til å generere statistikk over besøkendes bruk av siden, og slettes kontinuerlig. All kundeinformasjon av denne typen er anonym. Troms fylkeskommune lagrer ikke informasjon som kan avsløre kundens identitet.
Les mer om dette på våre nettsider. – lenke til vilkår
6 Lagring, varighet og sletting
Alle data som lagres i systemet oppbevares i henhold til gjeldende lovgivning. Dine personopplysninger vil ikke lagres lenger enn nødvendig for å oppnå det kommunikasjonsformålet appen brukes til. Troms fylkeskommune har ivaretatt informasjonssikkerhetstiltak og interne rutiner for å verifisere at ingen personopplysninger kommer på avveie eller blir benyttet for andre formål enn beskrevet i denne personvernerklæringen.
Både Troms fylkeskommune som behandlingsansvarlig, og våre databehandlere jobber etter prinsippene for innebygd personvern og personvern som standardinnstilling. I dette ligger blant annet at din personinformasjon ikke skal oppbevares lengre enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet til tjenesten.
Profilinformasjon: Profilinformasjonen din oppbevares så lenge du som kunde er aktiv bruker av billettløsningen. All profilinformasjon til inaktive brukere slettes etter tre år. For å regnes som inaktiv må det ikke være registrert noe kjøp eller annen aktivitet i appen fra deg eller dine underbrukere. Du har til enhver tid rett til å be om at din bruker blir slettet fra billettløsningen. Du vil da måtte registrere deg på nytt i tjenesten dersom du ønsker å ta den i bruk ved en senere anledning. Mobilnummeret ditt verifiseres ved førstegangsinnlogging på en ny enhet. Dersom du har lagt inn andre personopplysninger i løsningen har du til enhver tid mulighet til å redigere disse i din profil under «Innstillinger».
Transaksjonshistorikk og salgsdokumentasjon: All salgsdokumentasjon oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, i henhold til regnskapslovgivningen, herunder Bokføringsloven med tilhørende forskrift. Kvitteringene på dine siste kjøp vil til enhver tid være tilgjengelig via appen. I henhold til krav fra betalingstjenestene plikter Troms fylkeskommune å gi deg tilgang til salgsdokumentasjon over alle kjøp av tjenester, med utløp innenfor de siste 20 månedene, som er utført av din bruker eller knyttet til ditt kundeforhold. Du kan hente ut denne informasjonen selv ved å logge deg inn på billettløsningen. Etter 20 måneder vil salgsdokumentasjonen arkiveres og anonymiseres til en slik grad at det ikke er mulig for deg eller personer med tjenstlig tilgang til billettløsningen å hente ut denne informasjonen knyttet til bruker.
Teknisk informasjon og applikasjonslogg: Ulike deler av applikasjonsloggen oppbevares i tilstrekkelig tid til å sikre at tjenesten fungerer slik den skal og at kundene våre mottar den servicen de har krav på. Som standard vil detaljer i applikasjonslogg slettes eller anonymiseres etter 104 dager. Ved eksempelvis klagesaker som baserer seg på feil i tjenesten kan oppbevaringstid for relevant applikasjonslogg økes slik at den følger nødvendig tidsløp for å behandle ferdig klagen.
7 Sikkerhet
All kommunikasjon mellom løsningen og applikasjonene som kjører på sluttbrukers enheter, foregår kryptert. All tilgang til systemet via web er kryptert. All dataoverføring internt mellom ulike komponenter i systemet foregår kryptert. Tilgang til å hente ut data kan kun skje via API som er kryptert og sikret med tilgangsnøkler. Tilgang til data via Troms fylkeskommunes grensesnitt er rollestyrt og personlig med hendelseslogging for sporbarhet.
Administrasjonsgrensesnittet for løsningen er utformet med ulike tilgangsnivå slik at kun personer som behøver tilgang hos Troms fylkeskommune vil få adgang til den mengden informasjon som er relevant for deres behov.